Come l’automazione può rivoluzionare la gestione dei documenti: un caso di successo nel settore della formazione

Come l’automazione può rivoluzionare la gestione dei documenti: un caso di successo nel settore della formazione

Ecco come abbiamo trasformato il processo di gestione dei documenti per un cliente nel settore della formazione, implementando un sistema di automazione che ha eliminato ore di lavoro manuale. Questo caso di successo illustra il potenziale dell'automazione per migliorare l'efficienza e la precisione operativa, liberando risorse preziose per attività più impattanti.

Condividi il post

Il nostro cliente, un’importante ente nel settore della formazione, si trovava a dover gestire manualmente un volume elevato di documenti. Ogni fine corso doveva generare, rinominare, comprimere e organizzare centinaia di certificati di partecipazione, un processo che richiedeva ore di lavoro manuale. 

La soluzione che abbiamo scelto di adottare

Per superare questa sfida, abbiamo sviluppato una soluzione automatizzata che comprende diversi passaggi cruciali:

 

  1. Caricamento del File PDF: l’operatore carica un unico file PDF che contiene tutti i certificati del corso su una dashboard personalizzata.
  2. Divisione del File PDF: utilizziamo le API di pdf.co per dividere automaticamente il file PDF in documenti separati, ognuno per un discente.
  3. Estrazione e lettura dei Dati: il sistema legge ogni PDF per estrarre informazioni cruciali come nome del discente, codice azienda e codice del corso.
  4. Organizzazione dei File: i PDF vengono compressi e rinominati con una formula che include il nome del discente, il corso e la data di fine corso.
  5. Creazione e rinomina delle cartelle: creiamo o ricerciamo cartelle basate sul nome dell’azienda ottenuto e organizziamo i file al loro interno.
  6. Archiviazione automatica: ogni certificato è archiviato automaticamente nella cartella appropriata, migliorando l’accessibilità e l’organizzazione.

Nell’era digitale, l’efficienza operativa è più che mai un fattore critico per il successo delle aziende. Un nostro recente intervento nel settore della formazione evidenzia come l’automazione possa trasformare radicalmente anche le operazioni più onerose, permettendo agli imprenditori di concentrarsi su ciò che conta davvero: la crescita del loro business.

immagine ravvicinata di un tasto di una tastiera del pc

I benefici dell’automazione

Questo processo non solo ha ridotto il tempo impiegato per gestire i certificati ma ha anche eliminato errori manuali, liberando risorse preziose che il nostro cliente può ora investire per migliorare altri aspetti del proprio servizio formativo.

Perché considerare l’automazione?

L’automazione offre una trasformazione significativa della gestione operativa, riducendo i costi e migliorando l’efficienza. Per un imprenditore, pensare all’automazione significa fare un investimento strategico verso un’operatività più snella e competitiva.

Conclusione

Se processi simili alla gestione documentale stanno consumando risorse nel tuo business, l’automazione potrebbe essere la chiave per la liberazione di queste risorse.

Questo articolo è stato scritto da:

Altro da leggere

Uncategorized

Come l’automazione può rivoluzionare la gestione dei documenti: un caso di successo nel settore della formazione

Ecco come abbiamo trasformato il processo di gestione dei documenti per un cliente nel settore della formazione, implementando un sistema di automazione che ha eliminato ore di lavoro manuale. Questo caso di successo illustra il potenziale dell’automazione per migliorare l’efficienza e la precisione operativa, liberando risorse preziose per attività più impattanti.

Uncategorized

Semplici passi per un Sito Web vincente: una guida per non esperti

Scopri come trasformare il tuo sito web in un capolavoro di web design con la nostra guida essenziale per imprenditori. Da una chiara comprensione dei principi fondamentali del design a consigli pratici per ottimizzare l’esperienza utente su ogni dispositivo, questo articolo ti fornirà le conoscenze necessarie per creare un sito web che non solo cattura l’attenzione visiva, ma porta anche risultati tangibili per la tua attività.

Richiedi ora Informazioni

Il nostro team ti risponderà in brevissimo tempo

Chi siamo

Scopri cosa è la Web Agency di Pescara Webshop
Foto di gruppo del Team Webshop

Siamo un team di professionisti visionari, Web Designer e Marketer, pronti a creare soluzioni smart affinchè il Web diventi per i nostri clienti una reale fonte di Business. 

Iscriviti alla nostra Newsletter

Ricevi gli articoli direttamente sulla tua email