Il nostro cliente, un’importante ente nel settore della formazione, si trovava a dover gestire manualmente un volume elevato di documenti. Ogni fine corso doveva generare, rinominare, comprimere e organizzare centinaia di certificati di partecipazione, un processo che richiedeva ore di lavoro manuale.
La soluzione che abbiamo scelto di adottare
Per superare questa sfida, abbiamo sviluppato una soluzione automatizzata che comprende diversi passaggi cruciali:
- Caricamento del File PDF: l’operatore carica un unico file PDF che contiene tutti i certificati del corso su una dashboard personalizzata.
- Divisione del File PDF: utilizziamo le API di pdf.co per dividere automaticamente il file PDF in documenti separati, ognuno per un discente.
- Estrazione e lettura dei Dati: il sistema legge ogni PDF per estrarre informazioni cruciali come nome del discente, codice azienda e codice del corso.
- Organizzazione dei File: i PDF vengono compressi e rinominati con una formula che include il nome del discente, il corso e la data di fine corso.
- Creazione e rinomina delle cartelle: creiamo o ricerciamo cartelle basate sul nome dell’azienda ottenuto e organizziamo i file al loro interno.
- Archiviazione automatica: ogni certificato è archiviato automaticamente nella cartella appropriata, migliorando l’accessibilità e l’organizzazione.
Nell’era digitale, l’efficienza operativa è più che mai un fattore critico per il successo delle aziende. Un nostro recente intervento nel settore della formazione evidenzia come l’automazione possa trasformare radicalmente anche le operazioni più onerose, permettendo agli imprenditori di concentrarsi su ciò che conta davvero: la crescita del loro business.
I benefici dell’automazione
Questo processo non solo ha ridotto il tempo impiegato per gestire i certificati ma ha anche eliminato errori manuali, liberando risorse preziose che il nostro cliente può ora investire per migliorare altri aspetti del proprio servizio formativo.
Perché considerare l’automazione?
L’automazione offre una trasformazione significativa della gestione operativa, riducendo i costi e migliorando l’efficienza. Per un imprenditore, pensare all’automazione significa fare un investimento strategico verso un’operatività più snella e competitiva.
Conclusione
Se processi simili alla gestione documentale stanno consumando risorse nel tuo business, l’automazione potrebbe essere la chiave per la liberazione di queste risorse.
