Il nostro cliente, un’importante ente nel settore della formazione, si trovava a dover gestire manualmente un volume elevato di documenti.
Ogni fine corso, l’ente doveva generare, rinominare, comprimere e organizzare centinaia di certificati di partecipazione, un processo che richiedeva ore di lavoro manuale. Questo perché il software che utilizzava generava un unico file PDF con tutti i certificati al suo interno.
Questa procedura non solo era estremamente dispendiosa in termini di tempo, ma era anche suscettibile a errori umani.
Ogni certificato doveva essere estratto singolarmente dal PDF principale, rinominato correttamente in base al nome del partecipante, e poi compresso per facilitare la distribuzione. Il personale addetto si trovava spesso a dover lavorare ore extra per completare il processo in tempo, soprattutto in periodi di alta attività formativa.
Inoltre, l’organizzazione manuale dei certificati comportava un notevole rischio di disallineamento e perdita di documenti, con possibili ripercussioni sulla soddisfazione dei partecipanti e sulla reputazione dell’ente. Le tempistiche di consegna dei certificati si allungavano, generando insoddisfazione tra i corsisti che si aspettavano una rapida ricezione del proprio attestato.
Per risolvere questa problematica, è stato necessario implementare una soluzione automatizzata che permettesse di dividere automaticamente il file PDF originale in singoli certificati, rinominarli e comprimerli senza intervento umano.
Questo ha non solo ridotto drasticamente i tempi di gestione, ma ha anche eliminato quasi completamente il margine di errore, garantendo una maggiore precisione e efficienza nell’organizzazione dei documenti.
Grazie a questa nuova soluzione, l’ente di formazione è riuscito a ottimizzare il proprio flusso di lavoro, migliorare la gestione del tempo del personale e aumentare la soddisfazione dei partecipanti, che ora ricevono i loro certificati in tempi molto più rapidi e senza errori.
La soluzione che abbiamo scelto di adottare
Per superare questa sfida, abbiamo sviluppato una soluzione automatizzata che comprende diversi passaggi cruciali:
- Caricamento del File PDF: l’operatore carica un unico file PDF che contiene tutti i certificati del corso su una dashboard personalizzata.
- Divisione del File PDF: utilizziamo le API di pdf.co per dividere automaticamente il file PDF in documenti separati, ognuno per un discente.
- Estrazione e lettura dei Dati: il sistema legge ogni PDF per estrarre informazioni cruciali come nome del discente, codice azienda e codice del corso.
- Organizzazione dei File: i PDF vengono compressi e rinominati con una formula che include il nome del discente, il corso e la data di fine corso.
- Creazione e rinomina delle cartelle: creiamo o ricerciamo cartelle basate sul nome dell’azienda ottenuto e organizziamo i file al loro interno.
- Archiviazione automatica: ogni certificato è archiviato automaticamente nella cartella appropriata, migliorando l’accessibilità e l’organizzazione.
Nell’era digitale, l’efficienza operativa è più che mai un fattore critico per il successo delle aziende. Con la crescente complessità delle operazioni aziendali e la necessità di rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato, la capacità di ottimizzare i processi interni è diventata una priorità imprescindibile.
L’automazione rappresenta una delle soluzioni più efficaci per raggiungere questo obiettivo, permettendo alle imprese di ridurre i tempi di lavorazione, minimizzare gli errori e migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti.
Un nostro recente intervento nel settore della formazione evidenzia come l’automazione possa trasformare radicalmente anche le operazioni più onerose. In questo caso specifico, abbiamo collaborato con un ente di formazione che si trovava a dover gestire manualmente un elevato volume di documenti, in particolare certificati di partecipazione ai corsi. Ogni fine corso, il personale doveva dedicare ore a generare, rinominare, comprimere e organizzare centinaia di certificati, un compito laborioso e soggetto a frequenti errori umani.
Implementando una soluzione automatizzata, siamo riusciti a semplificare questo processo complesso. La nuova tecnologia ha permesso di dividere automaticamente i file PDF contenenti i certificati in documenti singoli, rinominandoli e comprimendoli in modo accurato e veloce. Questo non solo ha liberato il personale da un’attività ripetitiva e monotona, ma ha anche garantito una maggiore precisione e tempestività nella consegna dei certificati ai partecipanti.
L’automazione di queste operazioni ha avuto un impatto significativo sull’ente di formazione. Il personale ha potuto dedicare più tempo ad attività strategiche e di valore aggiunto, come lo sviluppo di nuovi programmi formativi e il miglioramento dell’esperienza dei corsisti. Inoltre, l’ente ha beneficiato di una riduzione dei costi operativi e di un incremento della soddisfazione dei partecipanti, che hanno ricevuto i loro certificati in tempi più brevi e senza errori.
Questo esempio dimostra come l’automazione non sia solo una questione di efficienza, ma anche di strategia aziendale. Permettendo agli imprenditori di concentrarsi su ciò che conta davvero – la crescita del loro business – l’automazione diventa un alleato fondamentale per affrontare le sfide del mercato moderno e raggiungere il successo.
I benefici dell’automazione
Questo processo non solo ha ridotto il tempo impiegato per gestire i certificati ma ha anche eliminato errori manuali, liberando risorse preziose che il nostro cliente può ora investire per migliorare altri aspetti del proprio servizio formativo.L’automazione offre una trasformazione significativa della gestione operativa, riducendo i costi e migliorando l’efficienza. Per un imprenditore, pensare all’automazione significa fare un investimento strategico verso un’operatività più snella e competitiva.
Se processi simili alla gestione documentale stanno consumando risorse nel tuo business, l’automazione potrebbe essere la chiave per la liberazione di queste risorse.
